ヒヤっとした瞬間を、あとで役立つ記録にする — ヒヤリハット報告書で「事実」と「考え」を分けて書くコツ

ヒヤっとした瞬間を、あとで役立つ記録にする — ヒヤリハット報告書で「事実」と「考え」を分けて書くコツ

要点

• ヒヤリハット報告書でつまずきやすいのは、「見た・聞いた事実」と「なぜ起きたと思うかという考え」を1つの文に混ぜて書いてしまうことです。
• 厚生労働省の介護事故報告様式や、医療安全分野の報告書の入力項目は、「事故の概要（事実）」と「原因分析・再発防止策（考え）」を別項目として分ける構造になっています。この構造を、日々のヒヤリハット報告にもそのまま応用できます。
• 分けて書く型はシンプルです。まず 「いつ・どこで・何が見えたか・何が聞こえたか」だけを事実欄に書き 、次に 「なぜ起きたと考えられるか・どう対策するか」を考察欄に分けて書く 、この2ステップです。
• 事実と考えが混ざったまま報告が積み重なると、対策会議で「確認された事実」と「その場の推測」の区別がつかなくなり、確認されていない原因の上に対策が組まれてしまうことがあります。
• 制度・様式に関する記述は厚生労働省・独立行政法人福祉医療機構（WAM NET）・公益財団法人日本医療機能評価機構の一次情報に基づき、断定的な法解釈は避けて整理しています。

「ヒヤリハット、また『危なかったので気をつけます』で終わってしまった」 「先輩に『これは事実？　それともあなたの考え？』と聞かれて、答えに詰まったことがある」 「「不穏」と書く前にで評価語を客観描写に言い換えるコツは分かったけど、ヒヤリハットの『原因』の書き方はまた別の悩みがある」

——ヒヤリハット報告書や事故報告書を書くとき、こうした迷いを持ったことがある方は多いはずです。前回の記事では「不穏」「徘徊」のような評価語を、目に見えた行動に分解して書く言い換えを扱いました。今回のテーマはそれとは別の軸で、「見たこと」と「考えたこと」を、文単位・欄単位で分けて書くという整理の仕方です。この2つは似ているようで、実は解決する問題が違います。前回は「1つの言葉のあいまいさ」の話でしたが、今回は「1つの文の中に、性質の違う情報が同居してしまう」話です。記事の後半では、この分け方を身につけると、報告書を書くときの迷いだけでなく、対策会議での話のかみ合わなさも軽くなる、という点まで見ていきます。

ヒヤリハット報告書は、そもそも何のために書くのか？

事故につながりかけた出来事の情報を集め、安全対策に活かすためです。厚生労働省の通知でも「事故の予防・再発防止及びサービスの質向上に資する」ことが報告の目的として明記されています。

厚生労働省老健局が発出した介護保険施設等における事故の報告様式等について（介護保険最新情報）では、事故報告制度の目的として、事故情報を収集・分析・公表し、安全対策に有用な情報を共有することが、事故の予防・再発防止及びサービスの質向上に資すると位置づけられています。ヒヤリハットは、実際の事故には至らなかったものの「もう少しで危なかった」出来事を指し、事故報告の一歩手前にある情報として扱われます。介護現場でよく参照される「ハインリッヒの法則」（重大事故1件の背後に軽微な事故29件、事故に至らないヒヤリハットが300件あるという経験則）は業界の研修・解説でよく紹介される考え方で、厚労省の一次情報で直接言及されているものではありませんが、「小さな気づきの記録が、重大事故の予防につながる」という発想そのものは、上記の通知の目的規定とも整合します。

ここで押さえておきたいのは、ヒヤリハット報告書の様式は全国で統一されたものが1つあるわけではないという実情です。前述の厚労省通知でも、示された様式について「これまで市町村等で用いられている様式の使用を妨げない」「その他の事故については、各自治体の取扱いによる」といった記載があり、自治体・事業所ごとに使う様式が異なることが前提とされています。「うちの様式は他の施設と違う」と感じたことがある方は、その違和感どおり、実際に様式は事業所・自治体単位でばらつきがあります。ただし、様式の見た目は違っても、「何が起きたか」と「どう考えるか」を分けて書くという考え方は、様式をまたいで応用できる土台になります。

事実と考えを、なぜ分けて書く必要があるのか？

分けずに書くと、「その場の推測」が「確認された事実」として扱われてしまい、確認されていない原因の上に対策が組まれてしまうことがあるためです。

たとえば、次のような一文を報告書で見たことはないでしょうか。

「居室でAさんが転倒。ふらついていたのが原因だと思う。危ないので今後は見守りを強化すべき」

この一文には、「転倒を発見した」という事実、「ふらついていたのが原因だ」という推測、「見守りを強化すべき」という対策の考えという、性質の異なる3つの情報が1つの文に同居しています。書いた本人の頭の中では、これらは自然な流れでつながっているかもしれません。しかし、後からこの記録を読む人——対策会議に出る他職種のスタッフや、日をまたいで引き継ぐ夜勤者——にとっては、どこまでが実際に確認された事実で、どこからが書いた人の推測なのかが、文面から区別できません。

公益財団法人日本医療機能評価機構が運営する医療事故情報収集等事業のヒヤリ・ハット事例収集における入力項目を見ると、報告項目は「事例の詳細（事実）」「事例の背景・要因」「発生要因」「再発防止策」のように、事実を記す項目と、背景・要因・対策を分析する項目が構造上分かれています。これは医療安全分野の報告書式ですが、「事実の記述」と「分析・対策の記述」を項目として切り分けるという設計思想は、介護現場のヒヤリハット報告にもそのまま応用できる考え方です。厚労省の介護事故報告様式でも、「事故の概要」と「事故の原因分析」「再発防止策」が別項目として分かれており、性質の違う情報を同じ欄に書かないという構造は、介護・医療どちらの様式にも共通しています。

事実と考えを分けて書くには、具体的にどうすればいいのか？

「いつ・どこで・何を見た（聞いた）か」だけをまず事実として書き出し、そのあとで「なぜ起きたと考えるか」「どう対策するか」を別の文・別の欄に分けて書きます。

具体的な型として、次の2ステップで考えると迷いにくくなります。

ステップ1: 事実欄には、見たこと・聞いたことだけを書く

• いつ（時刻）
• どこで（場所）
• 何が見えたか（本人の体勢、周囲の状況）
• 何が聞こえたか（本人の発言、周囲の音）

推測を交えずに書ける情報だけをここに置きます。「ふらついていた」ではなく「壁に手をつきながら歩いていた」のように、実際に目に映った行動そのものを書くのがコツです。この考え方は、「不穏」と書く前にで扱った「評価語を客観描写に分解する」考え方と同じ土台の上にあります。

ステップ2: 考察欄には、推測・要因分析・対策の考えを分けて書く

• なぜ起きたと考えられるか（推測であることが分かる書き方で）
• 同じことが起きないためにどうするか

ここでは「〜と考えられる」「〜の可能性がある」のように、それが確定した事実ではなく、書き手の推測・提案であると分かる言葉を添えることが大切です。「原因は照明不足」と言い切るのではなく、「照明が不足していたことが影響した可能性が考えられる」と書くだけで、読み手は「これは書き手の見立てであり、まだ検証段階の情報だ」と理解した上で読み進められます。

先ほどの例文をこの型で分けると、次のようになります。

分ける前（混在）	分けた後
「居室でAさんが転倒。ふらついていたのが原因だと思う。危ないので今後は見守りを強化すべき」	事実：「10時20分、居室でAさんが床に座り込んでいるのを発見。左膝に床との接触痕あり。本人は『滑った』と発言」考察：「発見時の状況から、立ち上がる際に足元が滑った可能性が考えられる。床材・履物の確認、見守り頻度の見直しを提案したい」

分けて書いても、伝えたい内容そのものは変わりません。変わるのは、後から読む人が「確認された事実」と「その場の推測」を、自分で見分けられるようになるという点です。

分けて書こうとして、つい失敗してしまうのはどんなときか？

「事実欄に推測が紛れ込む」「考察欄が『気をつけます』で終わる」「分けることにこだわりすぎて時間がかかる」の3つが、よくあるつまずき方です。

分けて書くことを意識し始めた人ほど、次のような失敗にはまりやすくなります。

失敗1: 事実欄のつもりが、推測の言葉が紛れ込んでいる

「ふらついていたAさんが転倒」という書き方は、一見すると事実の記述に見えますが、「ふらついていた」の部分はすでに書き手の解釈です。実際に見えたのは「壁に手をつきながら歩いていた」かもしれませんし、「歩行が不安定に見えた」かもしれません。事実欄を書き終えたら、「これは本当に見た・聞いたことだけか、自分の解釈が混ざっていないか」を読み返して確認する習慣が役立ちます。

失敗2: 考察欄が「気をつけます」「注意します」だけで終わる

推測と対策を書く欄のはずが、「今後は気をつけます」「注意して見守ります」のような精神論だけで終わってしまうケースもよくあります。これでは、次に同じ場面に遭遇したときに何を変えればいいのかが具体的に伝わりません。「見守りの頻度を〇分おきに変える」「立ち上がる前に一声かける」のように、次の行動として何をするかまで書けると、報告書としての役割を果たせます。

失敗3: 分けることにこだわりすぎて、報告に時間がかかる

忙しい勤務の合間に書く報告書で、事実と考察を完璧に切り分けようとするあまり、かえって時間がかかってしまうこともあります。目指すのは完璧な分類ではなく、「これは見たこと」「これは自分の考え」と、書きながら意識を切り替えられる程度の習慣です。慣れないうちは、事実を書き終えたら一呼吸置いて「ここから先は自分の考え」と頭の中で区切りをつけるだけでも十分です。

分けて書くと、対策会議での話し合いはどう変わるのか？

「事実の確認」と「原因の検討」を別々の議題として進められるようになり、その場にいなかった人にも状況が伝わりやすくなります。

事実と考えが1つの文に混ざったままの報告書が対策会議に持ち込まれると、参加者は無意識のうちに「これは確認された事実だ」と受け取ってしまいがちです。たとえば「ふらついていたのが原因」という一文をそのまま前提にして対策を話し合ってしまうと、実際には確認されていない「ふらついていた」という部分の上に、見守り体制の変更や設備投資といった具体的な対策が組まれてしまうことがあります。あとになって「実はあのとき、ふらついていたところは誰も見ていなかった」と分かれば、せっかく決めた対策の前提が崩れてしまいます。

分けて書かれた報告書であれば、会議の進め方も変わります。まず事実欄をもとに「実際に何が確認されているか」を全員で共有し、そのうえで考察欄をもとに「この事実から何が原因として考えられるか」を検討する、という2段階に自然と分かれます。この順番で進めると、「その事実だけでは、まだ原因を断定できないのでは」という指摘も出しやすくなり、推測の域を出ない原因の上に対策を積み上げてしまうリスクを減らせます。他職種が参加する会議では、職種によって「何が事実で何が推測か」の感覚にずれが生じやすいため、報告書の時点で両者が分かれていることの効果はより大きくなります。

もう1つの効果は、その場にいなかった人にも状況が伝わりやすくなるという点です。夜勤明けで会議に出られなかったスタッフや、翌日の申し送りだけで状況を把握する人にとって、事実と考えが整理された報告書は、その場にいた人からの口頭説明を待たなくても、書面だけで状況をおおむね理解できる材料になります。これは、冒頭で触れた「対策会議での話のかみ合わなさが軽くなる」ということの、具体的な中身です。

この分け方は、けありんぐでの発信にも使えるのか？

使えます。特に「ヒヤリハットから学んだこと」を発信のネタにする際、事実と考えを分けて書く型を使うと、読み手にとって説得力のある文章になります。

何を書けばいいか分からない人へでは、「ヒヤリハット・失敗」も書けるネタの引き出しの1つとして紹介しました。実際にヒヤリハットの経験を発信するとき、報告書と同じように「何が起きたか（事実）」と「そこから何を考えたか（気づき・学び）」を分けて書くと、読み手は 「実際にあった出来事」と「筆者ならではの気づき」を区別しながら読める ようになります。「危なかったので気をつけましょう」という一般論で終わらせず、「あのとき何を見て、何を考えたのか」まで具体的に書くことが、報告書でも発信でも、読み手に伝わる文章の共通点だといえます。

まとめ — この記事で持ち帰れること

この記事を読んで、次の2つを判断できるようになったはずです。

• ヒヤリハット報告書で事実と考えを分けて書く理由——分けずに書くと、その場の推測が確認された事実として扱われ、検証されていない原因の上に対策が組まれてしまうことがあるという理由
• 分けて書く具体的な型——「いつ・どこで・何を見た（聞いた）か」を事実欄に、「なぜ起きたと考えるか・どう対策するか」を考察欄に分けて書く2ステップ

今日の勤務が終わったら、直近で自分が書いたヒヤリハット報告を1件だけ読み返してみてください。「事実」と「自分の考え」が、同じ文の中に混ざっていないか探すだけで構いません。混ざっている箇所を見つけたら、次に書くときは一呼吸置いて、事実を書き終えてから考察に移る、というだけで、報告書の読みやすさは一段変わってきます。

事実と考えを分けて書く感覚は、「不穏」と書く前にで扱った評価語の言い換えとあわせて身につけると、記録全般の解像度が上がります。あわせて、記録から発信のネタを見つけたいときは何を書けばいいか分からない人へも参考にしてください。「拒否」という言葉も、事実（本人が何と言ったか）と評価（拒否という一語）が混ざりやすい代表例です。「拒否」とだけ書いていませんか？で、本人の意思表示として書き残す言い換えを整理していますので、こちらもご覧ください。

介護福祉けありんぐは、介護・福祉に携わるプロが、現場で積み重ねた気づきを言語化し、学び合えるプラットフォームです。日々の記録で磨いた「事実と考えを分ける」感覚は、そのまま発信の文章力にもつながっていきます。